Biuletyn nr 13
Coraz bardziej konkretne stają się plany działań związanych z przygotowaniami do przejęcia przez CUW obsługi placówek. Uzgadniane są szczegółowe procedury obsługi zadań. Podczas spotkania z księgowymi obsługującymi zespoły żłobków ustalono sposób księgowania faktur za zakup żywności wg jednolitych zasad i rozliczania rozchodów. Podobnie ujednolicono zasady rozliczania odpłatności za pobyt i żywienie dzieci, a także sprzedaży usług i księgowania kosztów pośrednich. Dzięki ustaleniom poczynionym przez księgowym procesy obsługi finansowo-księgowej będą mniej pracochłonne, a informacje z tworzonych w CUW sprawozdań finansowych łatwiejsze do interpretacji przez jednostki sprawujące nadzór.
Ustalono zasady szkoleń pracowników przechodzących z placówek do CUW. Uzgodnienia prowadzone są z pracownikami Wydziału Informatyki (sprawy techniczne) i pracownikami wydziałów merytorycznych. Zamknięcie programów szkolenia z zakresu obsługi spraw kadrowo-płacowych ustaliliśmy na 19 grudnia. Uzgodnienia programów szkoleń księgowych wymagają więcej czasu, gdyż muszą uwzględniać ujednolicone praktyki księgowania we wszystkich placówkach, a te są różne. Planuję zakończenie tych prac w przyszłym tygodniu - skierowaniem do dyrektorów pisma zawierającego szczegółowe wytyczne jednolitych zasad księgowania, pozwalających uniknąć w przyszłości problemów z tworzeniem wymaganych prawem dokumentów. Na przykład sprawozdanie finansowe za pierwszy kwartał będzie sporządzane przez CUW w systemie KSAT i musi ono uwzględniać sprawozdania za styczeń i luty sporządzone w placówkach w innych narzędziach informatycznych.
Idea tworzenia programów szkolenia oparta jest o kilka zasad. Po pierwsze pracownicy danej grupy zawodowej będą umieć równie sprawnie wykonywać wszystkie zadania przewidziane dla tej grupy w karcie stanowiska pracy. Ma to zapewnić pełną zastępowalność pracowników, którzy w swoim zakresie kompetencji będą mogli obsłużyć sprawy księgowe lub kadrowe dowolnej obsługiwanej placówki. Po drugie, pracownicy przystępując do pracy muszą mieć pewność, że ich umiejętności są odpowiednie i mogą wykonywać zadanie bez obawy pomyłki. Służyć temu będą testy samodzielnego rozwiązania konkretnych przypadków, staże w komórkach o zakresie zadań identycznym z zapisanym w karcie stanowiska pracy a także zaangażowanie w migrację danych. Po trzecie - projekty programów szkoleń będą konsultowane z pracownikami - odbiorcami tych szkoleń.
Dziś pod konsultację dyrektorów placówek przedkładamy program szkolenia dla osób pełniących funkcje kierownicze. Spodziewamy się, że po odbyciu takiego szkolenia osoby te będą umiały samodzielnie wyszukać w systemach teleinformatycznych potrzebne im informacje zarządcze: do kiedy kluczowy pracownik ma zaplanowany urlop lub ważne zwolnienie lekarskie, czy skan budżetu pozwala na zawarcie umowy zlecenia i zawarcie tej umowy. Do tej pory wielu kierujących "zlecało" sprawdzenie tych informacji pracownikom kadr lub księgowości. Prowadzenie wspólnej obsługi nie będzie eliminowało udzielania takich informacji, ale sadzimy że poziom cyfrowych kompetencji kadry kierowniczej pozwoli skrócić drogę do potrzebnych danych. Projekt programu szkolenia w załączeniu. Na uwagi od Państwa dyrektorów czekam do 20 grudnia.
W minionym tygodniu ustalono zasady drobnych prac adaptacyjnych w przyszłej siedzibie CUW w budynku żłobka Balbinka, przy os. Bolesława Śmiałego 106. Prace związane są z podziałem pomieszczenia salki konferencyjnej na dwa mniejsze oraz z adaptacją pomieszczeń na cele archiwum akt osobowych. Prace dotyczyć będą głównie wymiany drzwi na ognioodporne i podniesienie estetyki pomieszczenia archiwum. Przedstawiono także koncepcję wykorzystania łączonych zasobów materialnych Urzędu Miasta i Miejskich jednostek organizacyjnych dla wyposażenia archiwum w niezbędne meble. Realizowana jest w ten sposób deklaracja utworzenia CUW bez angażowania na ten cel środków z budżetu Miasta.
Piotr Kołodziejczyk