Biuletyn nr 10
Szanowni Państwo,
W minionym tygodniu w projekcie miały miejsce istotne wydarzenia. Przede wszystkim Rada Miasta przyjęła dwie uchwały nadające ramy prawne realizowanemu przez nas Projektowi. Uchwały w sprawie wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych Miasta Poznania oraz o utworzeniu Centrum Usług Wspólnych i nadaniu mu statutu poprzedzone były bardzo długimi dyskusjami, które pozwoliły spojrzeć na realizowany projekt z różnych punktów widzenia. Jestem pewien, że w przygotowywanych rozwiązaniach będziemy umieli zapobiec ryzykom wskazywanym w czasie debaty i zbudować rozwiązania pozwalające osiągnąć planowane cele. Należy do nich zwłaszcza zapewnienie pracy wszystkim pracownikom prowadzącym dziś w placówkach sprawy objęte wspólną obsługą.
Sposób osiągania tego celu był najważniejszym punktem spotkania dyrektorów placówek z prowadzącymi projekt pracownikami Urzędu Miasta, które odbyło się 23 listopada. Omawiano między innymi plan szkoleń dla pracowników przechodzących do CUW w trybie artykułu 23' Kodeksu pracy. Celem szkoleń jest zapewnienie zmieniającym środowisko pracy umiejętności posługiwania się narzędziami stanowiącymi podstawę operacji finansowo-księgowych oraz kadrowo-płacowych w Urzędzie Miasta. Program szkolenia jest aktualnie testowany przez pracowników DPS Bukowska, którzy w ramach pilotażu przechodzą na platformę KSAT od 1 stycznia 2018. Rozpoczęcie szkoleń planowane jest na drugą połowę stycznia. Szczegółowy harmonogram jest obecnie uzgadniany z dyrektorami placówek oraz z Wydziałem Informatyki i zostanie przekazany Państwu w biuletynie newsletter na przełomie roku.
W trakcie spotkania przyjęto, wobec braku uwag do wersji 2 "Instrukcji Obiegu Dokumentów Finansowo-Księgowych". Dyskusję nad wersją 1 instrukcji kasowej przeniesiono na spotkania w grupach poszczególnych typów placówek. Spotkania te zaplanowano na 28-30 listopada. Dyrektorzy zapoznali się także z projektem harmonogramu dalszych działań w projekcie. Ustalono tryb wnoszenia uwag do harmonogramu. Dalszą część spotkania wypełniła prezentacja p. Andrzeja Mieszkowskiego - Naczelnika Wydziału Kontroli Płatników Składek II Oddziału ZUS w Poznaniu poświęcona najczęściej spotykanym powodom uznawania niektórych wydatków z ZFŚS za składniki wynagrodzenia.
Dyrektorzy zostali także zobowiązani do precyzyjnego informowania pracowników o wszystkich działaniach w projekcie. W szczególności poruszone były kwestie związane z pytaniami składanymi przez pracowników do specjalnie przygotowanych skrzynek. Licznie pojawiające się pytania o to, czy po wdrożeniu projektu wspólnej obsługi utrzymane będą np. nagrody roczne ("trzynastki") lub świadczenia z ZFŚS skłaniają do jednoznacznego potwierdzenia, że obszarem zmiany jest wyłącznie techniczna obsługa spraw administracyjnych samodzielnych jednostek. Zmiany dotyczą wyłącznie sposobu organizacji pracy w tych obszarach, które wskazane są w ustawie o samorządzie gminnym i precyzujących te zapisy podjętych uchwałach Rady Miasta. Pojawiające się informacje o innych zmianach sugeruję traktować jako plotki nie oparte na realnych podstawach prawnych ani intencjach osób kierujących Miastem. W razie pojawiania się wątpliwości proszę zwrócić się o ich wyjaśnienie do dyrektora placówki.
Piotr Kołodziejczyk