Biuletyn nr 11
Szanowni Państwo,
W minionym tygodniu odbyła się seria spotkań z dyrektorami placówek poszczególnych typów. Najważniejsze ustalenia dotyczyły harmonogramu dalszych prac i sposobu rozstrzygnięcia problemów specyficznych dla poszczególnych placówek w warunkach wspólnej obsługi finansowo-księgowej i kadrowo-płacowej.
Rozmawiano m.in. o tym, w jaki sposób dyrektorzy placówek otrzymywać będą informacje potrzebne im do zarządzania placówkami, przetworzone z formy stosowanej w klasyfikacji budżetowej, na informację zarządczą. Chodzi np. o informację o powstałych w wyniku przejęcia przez ZUS płatności zasiłków chorobowych, oszczędnościach funduszu wynagrodzeń i możliwości ich przeznaczenia na wynagrodzenia dla pracowników wykonujących zadania za osoby nieobecne. Ustalono, że problem zostanie rozwiązany dwutorowo: z jednej strony dyrektorzy placówek i osoby przez nich upoważnione uzyskają dostęp do systemu KSAT w którym takie informacje są zawarte, oraz przeszkolone z umiejętności korzystania z systemu i interpretacji zawartych w nim informacji. Szkolenie takie zostanie przeprowadzone w dniach 15 i 16 stycznia. Zakres oczekiwanych szkoleń informacji zostanie ustalony na podstawie zgłaszanych do mnie mailem potrzeb. Proszę Państwa Dyrektorów o zgłaszanie tematów wymagających przeszkolenia do dnia 5 grudnia.
Drugim źródłem informacji zarządczej dla kierujących placówkami będą zdefiniowane raporty, będące wyciągiem z baz danych systemu KSAT, przygotowywane z inicjatywy pracowników Wydziału Informatyki oraz WZiSS. Termin zgłoszania informacji zarządczych - 6 grudnia.
Kolejnym ważnym wątkiem dyskusji wszystkich spotkań był harmonogram prac przygotowawczych do wspólnych zakupów. Ustalono, że stosowane będą zasady obowiązujące w Urzędzie Miasta Poznania. Przyjęto, że podstawą procedur wspólnych zakupów będą regulacje obowiązujące w Urzędzie Miasta Poznania. Ramowy harmonogram dojścia do objęcia możliwie dużego wolumenu towarów i usług wspólnymi zakupami jest następujący:
- Do 11 grudnia dyrektorzy placówek składają wstępną deklarację gotowości przystąpienia między innymi do następujących grup zakupowych: środki czystości (wersja 1 w załączeniu) i higieny, usługi cateringowe, usługi pralnicze, obsługa systemów przeciwpożarowych i legalizacji gaśnic, badania okresowe i wstępne wraz z usługami medycyny pracy, zakupy odzieży ochronnej. Na tym etapie nie przewiduje się wspólnych zakupów leków lub grup asortymentowych stanowiących niewielki odsetek kosztów zapisanych w budżetach placówek.
- Do 20 grudnia w WZiSS zostaną opracowane wstępne wersje opisów przedmiotów zamówienia (OPZ) dla tych grup i będą systematycznie rozsyłane do konsultacji placówek. Do połowy stycznia 2018 przedstawione zostaną specyfikacje istotnych warunków zamówienia (SIWZ)
- Uzgodnione dokumenty będą podstawą przygotowywania dokumentów dla ogłoszenia przetargów, co możliwe będzie po 1 marca, czyli dacie wskazanej w uchwale Rady Miasta jako początek wspólnej obsługi. Rozstrzygnięcia przetargów spodziewać się należy w maju 2018.
- Do tego czasu dyrektorzy placówek zabezpieczają potrzeby jednostek w dotychczas stosowanym trybie, zawierając aneksy do obowiązujących umów, dbając o to by znalazły się w nich klauzule umożliwiające ich rozwiązanie, w terminach wynikających z umów podpisanych w dostawcami wyłonionymi w drodze przetargu.
Wśród innych uzgodnień były także kwestie związane z jednolitym systemem rozliczania kosztu zakupu leków, rozliczeń depozytów, wypłat kieszonkowego dla wychowanków placówek opiekuńczych czy sposobu przeprowadzania rekrutacji na nieobsadzone miejsca pracy.
Trudno w tak krótkim komunikacie zawrzeć wszystkie wątki poruszone w trakcie spotkań konsultacyjnych. Bogaty zgromadzony materiał stanowić będzie ważny fundament procedur, mających zapewnić wysoką jakość usług świadczonych placówkom przez CUW
Piotr Kołodziejczyk