Biuletyn nr 18
Szanowni Państwo,
Najbardziej istotnym wydarzeniem mijającego tygodnia były warsztaty, w trakcie których omawiane były różne możliwe sposoby komunikowania się CUW i obsługiwanych placówek. W trakcie warsztatów dyrektorzy i kluczowi placówek zostali zapoznani z możliwościami, jakie stwarzają narzędzia komunikacji elektronicznej, których stosowanie powinno być rozważone, by zapewnić szybki i jednoznaczny system przekazywania informacji. Omawiając tworzony System Informacyjny Zarządzania zwracaliśmy uwagę na jego ważne cechy: zapobieganie redundancji (dublowania) danych i redukowania kroków, które nie są w realizowanych procesach niezbędne. To była kwestia budząca pewne kontrowersje wśród części uczestników warsztatów, gdyż odbiega od dotychczasowego sposobu wykonywania zadań. W ogólności chodzi o to, że część działań zarządczych była wykonywana w formie papierowej, a dopiero później, na jej podstawie, tworzona była elektroniczna postać dokumentu. Tak tworzone były np. rozkłady czasu pracy. W trakcie warsztatów zaproponowane zostało rozważenie odwrócenia tej sekwencji - utworzenie kalendarza w wersji elektronicznej i, jeśli będzie taka potrzeba, wydrukowanie go. Takie podejście jest szybsze i mniej pracochłonne oraz usuwa ryzyka związane z redundancją danych (kalendarz jest jeden - elektroniczny), niespójnością danych (dane na wydruku są identyczne jak w systemie) i dostępem do danych (ma je w czasie rzeczywistym każdy uprawniony). Oczywiście stworzenie kalendarzy w postaci elektronicznej wymaga zdobycia umiejętności biegłego posługiwania się tą funkcjonalnością systemu KSAT. Prace nad sformalizowanym obiegiem informacji, np. w formie dokumentu Instrukcji Kancelaryjnej będą kontynuowane w nadchodzących dwóch tygodniach. Następne spotkanie konsultacyjne z dyrektorami placówek zaplanowano na czwartek 25 stycznia o godzinie 10 w Sali 317, w siedzibie WZiSS przy ul. 3 Maja 46.
Przewagę komunikacji elektronicznej nad opierającą się o papierową widać było w prezentacji p. Anny Sudoł z II Oddziału ZUS w Poznaniu. Dyrektorzy placówek poznali możliwości zarządzania informacją, jakie stwarza wkomponowanie do Systemu Informacyjnego Zarządzania narzędzia stworzonego przez ZUS - Platformy Usług Elektronicznych. Zachęcam do korzystania z tego narzędzia. Stosowne druki zostały dostarczone w trakcie warsztatów.
W mijającym tygodniu przygotowano także program szkoleń dla pracowników kadr i płac przechodzących do CUW. W nadchodzącym tygodniu szkolenia odbędą się w Sali 429 w siedzibie Urzędu Miasta przy placu Kolegiackim 17 w dniach 22-24 stycznia, w godzinach 8-14.45. Program i terminarz szkoleń pozostałych pracowników zostanie rozesłany w następnym numerze biuletynu planowanym na wtorek.
W ramach projektu zrealizowano także kilka innych działań. Rozpoczęto konfigurowanie kont extranetowej poczty elektronicznej dla potrzeb komunikacji między CUW a obsługiwanymi placówkami. Udostępniono także osobom, które zgłosiły taką potrzebę, możliwość samodzielnego budowania kompetencji w obsłudze systemu KSAT, który stanowi ważny element omawianego wyżej Systemu Informacyjnego Zarządzania. Tych z Państwa, którzy chcieliby ten system lepiej poznać zachęcam do wizyt na platformie e-learningowej.
Pozdrawiam
Piotr Kołodziejczyk